さまざまなデバイスからオンラインで作業できるように仮想オフィスをセットアップする方法

公開: 2022-11-16

企業は、日々の業務を支援するアプリやツールとして、ますますクラウドに目を向けています。 企業がコストを節約し、従業員が通常の通勤をやめるようになるにつれて、在宅勤務がより可能になり、魅力的になりました。

バーチャル オフィスは、従業員、チーム、または会社全体でさえも、自宅または別の場所でスタッフに必要なすべての作業条件を作成できる作業モデルです。 ハイブリッド ワーク モデル (オフィスで働く従業員とリモートで働く従業員) を選択するか、完全にリモートで作業することができます。

最小限の事務机

バーチャル オフィスを効果的にセットアップするには、すべての従業員に基本的な技術機器と、コラボレーションによるリモート ワークのためのクラウドベースのサービスを提供する必要があります。 クラウド ワーク ツールは、インストールが不要で、モバイル アプリケーションがあり、必要なのはインターネットまたは Wi-Fi だけであるため、バーチャル オフィスの優先事項です。 仮想オフィスの一部として、クラウド ツールを使用すると、世界中のどこにいてもチーム間のシームレスなコラボレーションが可能になります。

ページ内容

  • バーチャルオフィスの設備
  • 仮想オフィスの設定方法
    • 1. 必要な設備の安全を確保する
    • 2. つながりを保つ
    • 3. 最適なコミュニケーションおよびコラボレーション ツールの選択
    • 4. データをクラウドに転送する
    • 5.組織と可用性を維持する
      • 結論

バーチャルオフィスの設備

バーチャル オフィスは、効率的な運用に不可欠な基本から始まります。 技術的なタスクに移る前に、リモートの従業員と基本的な作業基準について話し合ってください。

  1. バーチャル オフィスの主な場所 – 自宅のバーチャル オフィスは、ある従業員にとって理想的ですが、別の従業員は、コワーキング スペースやタイム カフェで家の心配事から逃れるのがより快適になります。 リモートの従業員と仕事のニーズについて話し合い、常に使用するのに便利な主要な仮想オフィスの場所を決定します。
  2. 主な費用- これらは通常、従業員が負担します。 リモートの従業員が快適なワークスペース、中断のない高速インターネット接続、信頼性の高いラップトップ/コンピューター、プリンター/スキャナーへのアクセス (該当する場合)、およびモバイル デバイス用の高速インターネットを確保してください。 経験からわかるように、リモート ワーカーの技術的な問題は、多くの場合、事前に回避できたはずの単純な不具合が原因です。
  3. その他の費用– チーム全体が使用するクラウドベースのデジタル サービスへのサブスクリプションは、通常、会社によって提供されます。 その場合は、事前に予算を立てるか、利用可能な無料サービスを利用する必要があります. チームが既にクラウド サービスを使用している場合は、何もする必要はありません。

リモートワーカーやバーチャルワークプレイスにより、雇用環境は変化しています。 あなたが競争の先を行きたい若い起業家なら、仮想オフィスの設定を検討するかもしれません。

仮想オフィスの設定方法

クラウドベースのソリューションとモバイル デバイスにより、リモート ワークの効率が向上し、ワーカーはワークステーションやビジネス オフィスから解放されました。 テクノロジーはまた、ビジネス手順をより効率的かつ迅速にするための便利なツールを提供することで、スタートアップ、フリーランサー、および自営業者を支援してきました。 それでもなお、リモート ワーカーは、従来の職場の多くの側面を模倣したオフィス環境を必要としています。 以下の 5 つの推奨事項は、キャリアを支援するために仮想オフィスを設定する方法を示しています。

1. 必要な設備の安全を確保する

リモートの従業員が成功するには、基本的な設備が必要です。 すべてのリモート ワーカーは、インターネットに接続されている任意の場所から作業するために、ラップトップ コンピューターを必要とします。 従業員は、アプリケーションや情報への一貫したアクセスを維持しながら、クライアントや雇用主の場所に PC を簡単に運ぶことができます。

ハッカーがオフィスの PC にハッキングするのを困難にするために物理アドレスを非公開に保つには、理想的なソリューションとなる複数のデバイス サーバーに対して 1 つの VPN を探すことができます。 ビジネスのあらゆる側面を迅速に実行できるようにするには、十分なメモリとストレージ、高速プロセッサ、および内蔵カメラを備えたラップトップまたはデバイスを購入してください。

2. つながりを保つ

現在、多くの企業アプリがクラウドでホストされているため、リモート ワーカーは信頼できるインターネット接続をこれまで以上に必要としています。 ホーム オフィスでの高速接続は、音声通話やビデオ通話、オンライン ミーティング、会議、ファイル処理、記録更新に十分な帯域幅を確保するのに役立ちます。

3. 最適なコミュニケーションおよびコラボレーション ツールの選択

リモート ワーカーには、ワークフローを最大化するのに役立つコラボレーション テクノロジーとコミュニケーション テクノロジーが必要です。 仮想化、デジタル化、およびリモート接続は、最新の製品管理ツールの 1 つです。そのため、専門職のニーズに遅れずについていくために役立つツールがあることを確認してください。 Outlook や Gmail などのメール プロバイダー、インスタント メッセージング、VoIP サービスと統合された IP 電話端末、WebEx や GoTo Meeting などの Web 会議は、すべて重要なコミュニケーション ツールです。 グループでの効率的な作業を支援するコラボレーション ツール。

4. データをクラウドに転送する

以前は、従業員は多くのコンピューター、デバイス、およびポータブル USB ドライブに保存されているファイルを追跡するのに苦労していました。 クラウドベースのファイル ストレージにより、従業員は任意のコンピューターまたはデバイスからファイルを表示できるようになりました。

オンライン ストレージを正しく使用すると、データを保護し、コンピューターやハード ディスクの障害によるデータ損失を防ぐことができます。 OneDrive、Dropbox、Google Drive、Box などのサービスは、データの保存、共有、整理を簡単にする Web ベースおよびモバイル ツールを提供します。

5.組織と可用性を維持する

締め切りに間に合わなかったり、義務を忘れたり、約束を守らなかったりすると、テレワーカーとしてのキャリアが台無しになる可能性があります。 タスクを完了するには、時間を効果的に管理する必要があります。 最も重要なことは、クライアントや同僚との連絡を維持することです。 アプリケーションとツールを使用してプロジェクト、メモ、予定を整理し、すべてを把握できるようにします。

結論

リモート従業員と仮想職場の使用により、雇用環境が変化しました。 新しい働き方は職場での顔を合わせたつながりや社会的関係を取り除きますが、在宅勤務者はテクノロジーを活用することでそれを補うことができます。 適切な機器、ソフトウェア、オンライン ツール、アプリがあれば、想像以上に生産性と収益性が向上する可能性があります。